Tentang manajemen

Baca Juga

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh hay gaes berjumpa lagi dengan blog saya Muhammad roviq azzaqi yang sebelumnya membahas tentang jaringan dan sebagainya kali ini saya akan mengenalkan bagaimana menjadi seorang manajer yang baik tapi sebelumnya kita harus mengetahui konsep-konsep dasar dalam manajemen okee …….

BAB 1

PENGERTIAN MANAJEMEN

    Manajemen adalah proses perencanaan ,pengorganisasian ,pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya  sumber daya organisasi lainya agar mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan.

    Dari definisi di atas terlihat bahwa Stoner telah menggunakan kata proses,bukan seni,mengartikan manajemen sebagai seni mengandung arti bahwa hal itu adalah kemampuan atau ketrampilan pribadi suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan .manajemen didefinisikan sebagai proses karena semua manajer ,tanpa memperdulikan kecakapan atau ketrampilan khusus mereka ,harus melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tujuan yang mereka inginkan.

   Proses tersebut terdiri dari kegiatan-kegiatan manajemen yaitu perencanaan,pengorganisasian ,pengarahan dan pengawasan .perencanaan berarti bahwa para manajer memikirkan kegiatan-kegiatan mereka sebelum di laksanakan .berbagai kegiatan ini biasaya di dasarkan pada berbagai metode ,rencana atau logika ,bukan hanya atas dasar dugaan atau firasat .pengorganisasian berarti bahwa para manajer mengkordinasikan sumber daya sumber daya manusia dan material organisasi .kekuatan suatu organisasi terletak pada kemampuanya untuk menyusun berbagai sumber dayanya dalam mencapai suatu tujuan.semakin terkoordinasi dan terintregasi kerja organisasi .semakin efektif pencapaian tujuan tujuan organisasi .pengorganisasian merupakan bagian vital pekerjaan manajer .selanjutnya,pengarahan berarti bahwa para manajer mengarahkan,memimpin dan mempengaruhi para bawahan .manajer tidak melakukan semua kegiatan sendiri,tetapi menyelesaikan tugas-tugas esensial melalui orang orang lain.mereka juga tidak sekedar memberikan perintah ,tetapi menciptakan iklim yang dapat membantu para bawahan melakukan pekerjaan pekerjaan secara baik .pengawasan berarti para manajer berupaya untuk menjamin bahwa organisasi bergerak kea rah tujuan-tujuanya .bila beberapa bagian organisasi ada pada jalur yang salah ,manajer harus membetulkanya.

BAB 2

MANAJEMEN DAN MANAJER

   Secara umum “manajer ” berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya sumber daya organisasi lainya .seperti halnya manajemen dapat diketemukan di semua organisasi manusia ,manajer ada dalam semua tipe organisasi .

Tingkatan-tingakatan manajer

Ada 3 golongan

1. manajer lini –pertama .Tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional,di sebut manajemen lini/garis-pertama (firs-line atau first -level).para manajer ini sering di sebut dengan kepala atau pemimpin (leader),mandor(foremen),dan penyedia (pervirsors). Sebagai contoh adalah mandor dalam pabrik ,kepala seksi yang langsung membawahi tenaga pengetik dan pembukuan dalam kantor yang besar, dan penyedia tekhnik dalam suatu departemen riset.

2. manajer menengah .manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi .para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainya dan kadang-kadang juga karyawan operasional .sebutan lain bagi manajer menengah adalah manajer departemen ,kepala pengawas (superintendents),dan sebagainya .sebagai contoh kepala bagian yang membawahi beberapa kepala seksi,atau kepala sub devisi perusahaan yang membawahi beberapa kepala bagian.

3. Manajer puncak . klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecil eksekutif.manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen organisasi .sebutan khas bagi manajer puncak adalah direktur,presiden,kepala divisi,wakil prsiden senior, dan sebagainya.

Keterampilan –keteramilan manajerial

1. Keterampilan konseptual(Conceptual skills) adalah kemampuan mental untuk mengkoordinasikan dan      mengintegrasikan seluruh kepentingan dan kegiatan organisasi .

2. Keterampilan kemanusiaan (Human skills) adalah kemampuan untuk bekerja dengan,memahami ,dan memotivasi orang lain,baik sebagai individu maupun kelompok.

3. Keterampilan administrative (administrative skills), adalah seluruh ketrampilan yang berkaitan dengan perencanaan ,pengorganisasian ,penyusunan kepegawaian dan pengawasan .

4. Ketrampilan tekhnik (technical skills) adalah kemampuan untuk menggunakan peralatan-peralatan ,prosedur-prosedur,atau tekhnik-tekhnik dari suatu bidang tertentu.

BAB 3

PERKEMBANGAN TEORI MANAJEMEN

Perkembangan Awal Teori Manajemen

    Ada dua tokoh manajemen, yang mengawali munculnya manajemen ilmiah,yang akan di bahas disini,yaitu Robert Owen dan Charles Babbage,Robert Owen (1771-1858).pada permulaan tahun 1800 an Robert Owen,seorang manajer beberapa pabrik pemintalan kapas di New Lanark Skotlandia.menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi. dia membuat perbaikan-perbaikan dalam kondisi kerja ,seperti pengurangan hari kerja standar,pembatasan anak-anak di bawah umur yang bekerja ,membangun perumahan yang lebih baik bagi karyawan dan mengoprasikan toko perusahaan yang  menjual barang-barang dengan murah.dia mengemukakan bahwa melalui perbaikan kondisi karyawanlah yang akan menaikkan produksi dan keuntungan(laba ),dan investasi yang paling menguntungkan adalah pada karyawan atau “vital machines”. Di samping itu Owen mengembangkan sejumplah prosedur kerja yang juga memungkinkan peningkatan produktivitas.

   Chales Babbage (1792-1871).Charles Babbage,seorang professor matematika dari inggris,mencurahkan banyak waktunya untuk membuat operasi-operasi pabrik menjadi lebih efisien. Dia percaya bahwa plikasi prinsip-prinsip ilmiah pada proses kerja akan menaikan produktifitas dan menurunkan biaya.

  Babbage adalah penganjur pertama prinsip pembagian kerja melalui spesialisasi. Setiap tenaga kerja harus di beri latihan ketrampilan yang sesuai dengan setiap operasi pabrik. Lini perakitan modern yang banyak di jumpai sekarang, dimana  setiap karyawan bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu yang berulang,didasarkan pada gagasan Babbage.

  Sebagai kontribusinya yang lain, Babbage menciptakan alat penghitung (Calculator ) mekanis pertama,mengembangkan program-program permainan bagi computer,menganjurkan kerjasama yang saling menguntungkan antara kepentingan karyawan dan pemilik pabrik, serta merencanakan skema pembagian keuntungan

Gagasan yang di kemukakan oleh Henry L. Gantt

1.kerjasama yang saling menguntungkan antara tenaga kerja dan manajemen.

2.seleksi ilmiah tenaga kerja.

3.sistem insentif (bonus) untuk merangsang produktivitas.

4.penggunaan intruksi-intruksi kerja yang terperinci.

Adapun 12 prinsip-prinsip efisiensi yang di kemukakan oleh Harrington Emerson

1.Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas.

2.Kegiatan yang dilakukan masuk akal.

3.Adanya staf yang cakap.

4.Disiplin.

5.Balas jasa yang adil.

6.Laporan-laporan yang terpercaya,segera,akurat dan ajeg-sistem informasi dan akuntansi.

7.Pemberian perintah-perencanaan dan pengurutan kerja.

8.Adanya standar-standar dan skedul-skedul –metoda dan waktu setiap kegiatan.

9.kondisi yang distandardisasi.

10.operasi yang distandardisasi.

11.intruksi-intruksi praktis tertulis yang standar.

12.Balas jasa efisiensi-rencana insentif.

BAB 4

MANAJER DAN LINGKUNGAN EKSTERNAL ORGANISASI

  Seluruh manajer seharusnya tidak hanya memusatkan perhatianya pada lingkungan internal  organisasi,tetapi juga menyadari pentingnya pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi yang di kelolanya. Manajer perlu mempertimbangkan unsur-unsur dan kekuatan-kekuatan lingkungan eksternal dalam setiap kegiatanya .manajer harus mengidentifikasi,menganalisa,mengevaluasi ,mendiagnosa dan bereaksi terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan ,baik berupa kesempatan-kesempatan ,resiko-resiko maupun ancaman-ancaman, yang mempunyai pengaruh pada operasi organisasi (perusahaan).

FAKTOR-FAKTOR LINGKUNGAN EKSTERNAL

  Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur di luar organisasi,yang sebagian besar tak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer.organisasi mendapatkan masukan-masukan yang di butuhkan, seperti bahan baku, dana tenaga kerja dan energi dari lingkungan eksternal,menstranformasikan menjadi produk dan jasa, dan kemudian memberikan sebagai keluaran-keluaran kepada lingkungan eksternal.

  Lingkungan eksternal mempunyai baik unsur-unsur yang berpengaruh langsung (lingkungan ekstern mikro ). Lingkungan ekstern mikro terdiri dari para pesaing, penyedia, langganan, lembaga-lembaga keuangan, pasar tenaga kerja dan perwakilan-perwakilan pemerintah.Unsur-unsur lingkungan ekstern makro mencakup teknologi, ekonomi, polotik dan sosial yang mempengaruhi iklim di mana organisasi beroperasi dan mempunyai potensi menjadi kekuatan kekuatan sebagai lingkungan ekstern mikro.

LINGKUNGAN EKSTERN MIKRO

  Komponen-komponen lingkungan ekstern mikro yang paling penting adalah para pesaing yang harus dihadapi perusahaan,langganan yang harus dilayani, pasar tenaga kerja, lembaga-lembaga keuangan , para penyedia(suppliers) dan perwakilan perwakilan pemerintah. Tentu saja beberapa lingkungan ekstern mikro lainnya penting juga diperhatikan, walaupun tingkat pengaruhnya berbeda, seperti saluran distribusi yang digunakan, media,asosiasi-asosiasi bisnis, kelompok-kelompok pecinta lingkungan, dan kelompok-kelompok politik tertentu yang sebagian besar merupakan perwujudan potensi pengaruh lingkungan ekstern mikro.

  Lingkungan ekstern makro mempengaruhi organisasi dengan dua cara. Pertama, kekuatan-kekuatan di luar tersebut mempengaruhi suatu organisasi secara langsung atau tidak secara langsung melalui satu atau lebih unsur-unsur lingkungan ekstern mikro. Kedua, unsur-unsur lingkungan makro menciptakan iklim- missal teknologi tinggi, keadaan perekonomian cerah atau lesu dan perubahan-perubahan social-di mana organisasi ada dan harus memberikan tanggapan.

BAB 5

PROSES PERENCANAAN

  Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir bila rencana-rencana tersebut telah di tetapkan; rencana harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan.rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. “perencanaan kembali” kadang kadang dapat menjadi factor kunci pencapaian sukses akhir. Oleh karena itu perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.

  Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu. Keputusan-keputusan harus dibuat pada berbagai tahap dalam proses perencanaan.

Empat tahap dasar perencanaan

Tahap 1 : menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan di mulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya –sumber dayanya secara tidak efektif.

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini. Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan, adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan dating. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini di analisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi-terutama keuangan dan data statistik- yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

Tahap 3 : mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan. Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui factor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuanya, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4 : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapain tujuan, penilaian alternative-alternatif tersebut dan pemilihan alternative terbaik (paling memuaskan ) di antara berbagai alternatif yang ada.

Manfaat perencanaan

1.membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.

2.membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah masalah utama .

3.memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

4.membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat .

5.memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi.

6.memudahkan dalam melakukan kordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

7.membuat tujuan lebih khusus,terperinci dan mudah di fahami.

8.meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.

9.menghemat waktu, usaha, dan dana.

BAB 6

PENETAPAN DAN TUJUAN ORGANISASI

  Sebelum organisasi menentukan tujuan-tujuan,terlebih dulu harus menetapkan misi atau maksud organisasi.misi  adalah suatu penyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi, misi suatu organisasi adalah maksud khas (unik ) dan mendasar yang membedakan dari organisasi  dari organisasi-organisasi lainya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Misi merupakan perwujudan dasar filsafat para pembuat keputusan strategi perusahaan, mencerminkan konsep diri perusahaan ,serta menunjukan bidang-bidang produk atau jasa pokok dan kebutuhan-kebutuhan langganan utama yang akan dipuaskan perusahaan .

  Etzioni mendefisinikan tujuan organisasi sebagai “suatu pernyataan tentang keadaan yang di inginkan di mana organisasi bermaksud untuk merelisasikan” dan sebagai” pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas  mencoba untuk menibulkanya

Dua unsur penting tujuan adalah

1.Hasil-hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana

2.usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan. Tujuan-tujuan ini dapat berupa tujuan umum atau khusus,tujuan akhir,ataupun tujuan antara

 Perrow mengklasifikasikan tujuan organisasi menjadi lima tipe tujuan organisasi, yaitu :

1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals).Yang ditujukan pada masyarakat pada umumnya. Kategori ini berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat. Contoh : memproduksi barang dan jasa, mempertahankan pesanan, mengembangkan dan mempertahankan nilai-nilai budaya, dan lain-lain.

2. Tujuan Keluaran (Output Goals). Ditujukan pada publik dalam hubungannya dengan organisasi. Kategori ini berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang-barang konsumen, jasa-jasa bisnis, pemeliharaan kesehatan, pendidikan, dan lain-lain.

3. Tujuan Sistem (System Goals).Merupakan pernyataan atau cara pelaksanaan fungsi organisasi, tidak tergantung pada barang atau jasa yang diproduksi atau tujuan yang diambil. Contoh : penekanan pada pertumbuhan, stabilitas, laba atau cara-cara pelaksanaan fungsi, dan lain-lain.

4. Tujuan Produk (Product Goals). Atau lebih tepat disebut dengan tujuan karakteristik produk. Merupakan berbagai karakteristik barang-barang atau jasa-jasa yang diproduksi. Contoh : penekanan pada kualitas atau kuantitas, gaya, ketersediaan, keunikan, keaneka-ragaman, pembaharuan produk, dan lain-lain.

5. Tujuan Turunan (Devired Goals).Merupakan tujuan digunakannya oerganisasi untuk meletakkan kekuasaannya dalam pencapaian tujuan-tujuan lain. Contoh : maksud politik, pelayanan masyarakat, pengembangan karyawan, kebijaksanaan-kebijaksanaan investasi dan lokasi pabrik yang mempengaruhi keadaan ekonomi dan masa depan masyarakat tertentu, dan lain-lain.

      Selain menekankan bahwa organisasi mempunyai berbagai tujuan berganda yang sering bersaingan dan bahkan kadang-kadang bertentangan yang berkolerasi negatif,  C. Perrow juga mengemukakan bahwa tujuan-tujuan suatu organisasi adalah tidak saling terpisah. Artinya adalah bahwa apa yang dipandang oleh suatu kelompok sebagai tujuan keluaran, dapat dapat dipandang sebagai tujuan produk oleh kelompok lain. Bagi banyak orang, peningkatan jumlah para anggota kelompok wanita dan minoritas dalam posisi-posisi administratif jenjang atas adalah tujuan kemasyarakatan, tetapi bagi pihak lain lebih cenderung sebagai tujuan sistem atau suatu tujuan turunan. Proses Penetapan Tujuan

  Proses penetapan tujuan merupakan suatu usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut. Berikut  beberapa unsur-unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan suatu organisasi :

1.Barang dan jasa.

2.Kebetuhan konsumen atau pelanggan.

3.Teknologi.

4.Kelangsungan hidup (survive).

5.Pelayanan Manajemen.

6.Konsep diri (self concept). Tipe-Tipe Tujuan

  Suatu kepentingan dalam perilaku untuk pencapaian tujuan organisasi dapat ditelusuri pada berbagai penulisan teori manajemen. Terdapat lima tipe-tipe tujuan menurut sudut pandang bagi mereka yang berkepentingan seperti masyarakat, langnganan, investor, eksekutif puncak atau yang lainnya. Berikut lima tipe tujuan tersebut :

1.Tujuan kemasyarakatan (societal goals).

2.Tujuan Keluaran atau hasil (output goals).

3.Tujuan system (system goals).

4.Tujuan produk (product goals).

5.Tujuan turunan (derived goals)

BAB 7

PEMBUATAN KEPUTUSAN

  Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer malaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat di buat manajer . dalam proses perencanaan,manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai,sumber daya-sumber daya yang akan digunakan ,dan siapa yang akan melaksanakan setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses perencanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi dalam pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektivitas rencana yang disusun.

  Keputusan dibagi menjadi 3 tipe :

1. Keputusan Terstruktur (structured decision) adalah keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram.Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah.

2.Keputusan Setengah Terstruktur (semi-structured decision) adalah keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak tersruktur.Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci.

3.Keputusan Tidak Terstruktur (unstructured decision) adalah keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi.Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar.Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur.

BAB 8

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

  Kata “organisasi” mempunyai dua pengertian umum.pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, suatau perkumpulan olahraga,pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian , sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi di alokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.dalam bab ini akan di bahas bermacam-macam aspek proses pengorganisasian.

 Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

  Bentuk-bentuk Struktur Organisasi yang sering digunakan dalam organisasi pada umumnya terdiri dari 3 bentuk, yaitu Struktur Organisasi Fungsional, Struktur Organisasi Divisional (berdasarkan Produk/Pasar) dan Struktur Organisasi Matriks.

  Struktur Organisasi Fungsional : Struktur Organisasi Fungsional (Functional Structure Organization) merupakan Struktur Organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk Struktur Organisasi Fungsional ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran dan Sumber daya Manusia. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan (skill) dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama kedalam satu unit kerja. Struktur Organisasi ini tepat untuk diterapkan pada Organisasi atau Perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk maupun layanan. Struktur organisasi bentuk ini dapat menekan biaya operasional namun mengalami kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

  Struktur Organisasi Divisional : Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.

  truktur Organisasi Matriks : Struktur Organisasi Matriks (Matrix Structure Organization) merupakan kombinasi dari Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk Struktur Orgnisasi tersebut. Struktur Organisasi Matriks ini sering juga disebut dengan Struktur Organisasi Proyek karena karyawan yang berada di unit kerja fungsional juga harus mengerjakan kegiatan atau tugas proyek-proyek organisasi yang ditugaskan kepadanya. Struktur Organisasi Matriks ini mengakibatkan terjadinya multi komando dimana seorang karyawan diharuskan untuk melapor kepada dua pimpinan yaitu pimpinan di unit kerja Fungsional dan pimpinan proyek. Struktur Organisasi ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang berskala besar atau perusahaan-perusahaan multinasional.

BAB 9

KOORDINASI DAN RENTANG MANAJEMEN

  Kordinasi (coordination) adalah proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional ) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien .Tanpa kordinasi ,individu-individu dan departemen-departemen akan kehilangan pegangan atas peranan mereka dalam organisasi.mereka akan mulai mengejar kepentingan sendiri,yang sering merugikan mencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan.

Menurut James D. Thompson, ada tiga macam saling ketergantungan diantara satuan-satuan organisasi

1. saling ketergantungan yang menyatu(pooled interdependence),bila satuan-satuan organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung pada pelaksanaan kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.

2. saling ketergantungan yang berurutan(sequential interdependence), di mana suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaanya terlebih dahulu sebelum satuan lain bekerja.

3. saling ketergantungan timbal balik (reciprocal interdependence ), merupakan hubungan memberi dan menerima antar satuan organisasi.

Ada tiga macam pendekatan koordinasi yaitu :

1.Mekanisme Teknik Manajemen Dasar.

   Tujuan atau rencana sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta aturan-aturan dan prosedur-prosedur. Organisasi relatif tidak memerlukan peralatan koordinasi lebih dari teknik-teknik tersebut.

- prosedur dan aturan

   keputusan - keputusan manajerial yang dibuat untuk menangani kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang efisien untuk koordinasi dan pengawasan rutin. - Rencana dan penetapan tujuan.Untuk pengembangannya dapat digunakan untuk pengoordinasian melalui pengarah seluruh satuan orgaisasi terhadap sasaran-sasaran yang sama.

2. Meningakatkan koordinasi potensial.

- Sistem informasi vertikal.

   Adalah peralatan melalui mana data disalurkan melewati tingkatan-tingkatan organisasi. Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah. Sistem informasi manajemen telah dikembangkan dalam kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang tersedia bagi perencanaan, koordinasi, dan pengawasan.

- Hubungan-hubungan lateral (harizontal).

Melalui pemotongan rantai perintah, hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi dipertukarkan dan keputusan dibuat pada tingkat hirarki dimana informasi yang dibutuhkan ada.

Beberapa hubungan lateral, yaitu:

- Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatakan efektivitas dan efisiensi kerja.

- Peranan penghubung, yang menangani komunikasi antar departemen sahingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.

-Peranan penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan anggaran oleh satuan-satuan yang diintegrasikan dan implementasinya. Ini diperlukan bila posisi pengintegrasian tidak secara efektif mengoordinasikan tugas tertentu.

-Organisasi matriks, suatu mekanisme yang sangat baik bagi penanganan dan penyelesaian proyek-proyek yang kompleks.

3.Metode Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi

   Dalam beberapa situasi adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara pengkoordinasian tambahan. Ini dapat dilakukan dengan penyediaan tambahan smber daya-sumber daya untuk satuan-satuan organisasi atau penglompokan kembali satuan-satuan organisasi agar tugas-tugas dapat berdiri sendiri.

- Penciptaan sumber daya-sumber daya tambahan.

   Sumber daya-sumber daya tambahan memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga kerja, bahan baku atau waktu, tugas diperingan dan masalah-masalah yang timbul berkurang.

- Penciptaan tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.

   Teknik ini mengurangi kebutuhan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan organisasi. Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri diserahi suatu tanggung jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).

BAB 10

WEWENANG

   Dalam suatu organisasi, dalam setiap tingkatan manajerial mempunyai wewenang tertentu berkaitan dengan bidang tugasnya. Oleh karenanya, penggunaan wewenang secara bijaksana merupakan faktor penting bagi efektivitas organisasi. Tanpa suatu sistem wewenang, suatu organisasi tidak akan berfungsi.

    Yang dimaksud dengan wewenang atau authority adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai suatu tujuan tertentu dalam organisasi. Sebagai contoh, seorang manajer suatu organisasi mempunyai hak untuk memberi perintah dan tugas, serta menilai pelaksanaan kerja karyawan di bawahnya. Wewenang ini merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari posisi atasan ke bawahan dalam organisasi.

Chester Barnard dengan mengemukakan sebuah teori yang disebut teori penerimaan.

   Teori Penerimaan (acceptance theory of authority). Teori penerimaan atau aliran perilaku berpendapat bahwa wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan. Pandangan ini menyatakan, kunci dasar wewenang ada dalam yang dipengaruhi bukan yang mempengaruhi. Jadi wewenang itu ada atau tidak tergantung pada penerima, yang memutuskan untuk menerima atau menolak.

   Chester Barnard mengatakan jika suatu komunikasi direktif diterima seseorang, kepada siapa hal itu ditujukan, maka wewenang untuknya tercipta atau ditegaskan. Sekain itu, Chester Barnard mengatakan pula bahwa seseorang akan bersedia menerima komunikasi yang bersifat kewenangan apabila kondisinya :

1.Dia dapat memahami komunikasi tertentu.

2.Pada saat keputusannya dibuat dia percaya bahwa hal itu tidak menyimpang dari tujuan organisasi.

3.Dia yakin bahwa hal itu tidak bertentangan dengan kepentingan pribadinya sebagai suatu keseluruhan.

4.Dia mampu secara mental dan phisik untuk mengikutinya.

5.Kondisi tersebut oleh Barnard disebut zone of indifference. Sedangkan Herbert A. Simon menyebutnya dengan area of acceptance.

Selain teori penerimaan tersebut, terdapat satu teori lain tentang sumber wewenang, yang bertentangan dengan teori penerimaan. Teori tersebut adalah teori formal.

  Teori  Formal. Teori formal ini sering disebut sebagai pandangan klasik. Teori ini menyebutkan bahwa wewenang adalah dianugerahkan. Wewenang ada karena seseorang diberi atau dilimpahi atau diwarisi hal tersebut. Pandangan dalam teori formal menganggap bahwa wewenang berasal dari tingkat masyarakat yang sangat tinggi  dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.

  Dengan demikian, ada dua hal yang menjadi sumber dari wewenang, yaitu teori formal dan teori penerimaan, yang menyanggah teori formal.

  Salah satu prinsip organisasi yang penting adalah bahwa individu-individu dalam organisasi seharusnya diberi wewenang untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Jika seorang manajer diberi tanggung jawab tertentu dalam organisasi, maka hendaknya ia juga diberi wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawabnya itu. Dalam praktek memang sulit terjadi kesesuaian antara tanggung jawab dan wewenang. Bahkan dalam suatu organisasi sendiri seringkali terjadi banyak pertentangan mengenai hal tersebut. Tanggung jawab seorang manajer hampir selalu lebih besar dari wewenangnya, karena hal tersebut merupakan ciri delegasi.

BAB 11

PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI

   Penyusunan personalia adalah salah satu fungsi manajemen untuk menetapkan tenaga kerjanya dalam struktur organisasi. Funsi ini berhubungan erat dengan fungsi perorganisasian (organizing), dimana setelah di bentuk struktur organisasi serta pekerja yang di inginkan, kemudian di susun personalianya sesuai pekerjanya yang ada. Penyusun personalian adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja, seleksi serta pengembangan tenaga kerja.

Proses penyusunan personalia

  Proses penyusunan personalia (staffing process) dapat dipandang sebagai serangkaian kegiatan yang di laksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan waktu yang tepat. Fungsi ini dilaksnakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda. Pertama, lingkungan eksternal yang meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhinya. Dan kedua, lingkungan internal, yang terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi. Langkah-langkah proses ini mencakup.

1. Perencanaan sumber daya manusia, yang dirancang untuk menjamin keajegan dan    pemenuhan kebutuhan personaia organisasi.

2.  Penarikan, yang berhubungan dengan pengadaaan calon-calon personalia segaris    dengan rencana sumber daya manusia.

3.  Seleksi, mencangkup penilaian dan pemilihan di antara calon-calon personalia.

4. Pengenalan dan orientasi, yang dirancang untuk membantu individu-individu yang terpilih menyesuaikan diri dengan lancar dalam organisasi.

5. Latihan dan pengembangan, program ini bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi.

6. Penilaian Pelaksnaan kerja, di lakukan dengan membandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar tujuan yang di kembangkan bagi posisi tersebut.

7. Pemberian balas jasa dan penghargaan, yang di sediakan bagi karyawan sebagai kompensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksnaan di waktu yang akan datang.

8. Perancangan dan pengembangan karir, yang mencangkup transfer (promosi, demosi, atau lateral), penugasan kembali, pemecatan, pemberhentian atau pension.

Langkah-langkah dalam prosedur seleksi yang biasa digunakan adalah :

1.      Wawancara pendahuluan

2.      Pengumpulan data-data pribadi (biografis)

3.      Pengujian (testing)

4.      Wawancara yang lebih mendalam

5.      Pemeriksaan referensi-referensi prestasi

6.      Pemeriksaan kesehatan

7.      Keputusan pribadi

8.      Orientasi jabatan

BAB 12

MOTIVASI

Pengertian Motivasi

    Motivasi berasal dari kata movere yang berarti dorongan atau menggerakkan. Motivasi (motivation) dalam manajemen hanya ditujukan pada sumber daya manusia umumnya dan bawahan khususnya. Motivasi mempersoalkan bagaimana caranya mengarahkan daya dan potensi bawahan, agar mau bekerja sama secara produktif berhasil mencapai dan mewujudkan tujuan yang telah ditentukan.

   Kemampuan seorang manajer dalam memotivasi bawahannya akan mempengaruhi efektifitas manajer, bawahan dan perusahaann. Manajer yang dapat melihat motivasi sebagai suatu sistem akan mampu meramalkan perilaku dan kinerja bawahannya.

Di bawah ini merupakan beberapa pengertian dari motivasi yaitu:

a.      Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2005:143).

   ”Motivasi adalah pemberian daya penggerak yang menciptakan kegairahan kerja seseorang agar mereka mau bekerja sama, bekerja efektif dan terintegrasi dengan segala daya upayanya untuk mencapai kepuasan.

b.      Menurut Anwar Prabu Mangkunegara (2007:93).

“Motivasi adalah kondisi yang menggerakan pegawai agar mampu mencapai tujuan dari motifnya”.

c.       Menurut Marihot Tua Efendi Hariandja (2002:321).

“Motivasi adalah faktor-faktor yang mengarahkan dan mendorong perilaku atau keinginan seseorang”.

d.      Menurut T. Hani Handoko (2003:252).

   “Motivasi adalah keadaan dalam pribadi seseorang yang mendorong keinginan individu untuk melakukan kegiatan-kegiatan tertentu guna mencapai tujuan”.

  Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa motivasi adalah dorongan dalam mengarahkan individu yang merangsang tingkah laku individu serta organisasi untuk melakukan tindakan dalam mencapai tujuan yang diharapkan.

 Bagian Motivasi

Beberapa motivasi dibagi menjadi dua jenis Yaitu :

A.    Motivasi Intrinsik

   Motivasi ini adalah pendorong kerja yang bersumber dari dalam diri pekerja sebagai individu, berupa kesadaran mengenai pentingnya atau manfaat akan pekerjaan yang dilaksanakan. Dengan kata lain motivasi ini bersumber dari pekerjaan yang dikerjakan, baik karena mampu memenuhi kebutuhan atau menyenangkan, atau memungkinkan mencapai suatu tujuan maupun karena memberikan harapan tertentu yang positif dimasa depan. Misalnya pekerja yang bekerja secara berdedikasi semata – mata karena merasa memperoleh kesempatan untuk mengaktualisasikan atau mewujudkan dirinya secara maksimal.

B.     Motivasi Ekstrinsik

   Motivasi ini adalah pendorong kerja yang bersumber dari luar diri pekerja sebagai individu berupa suatu kondisi yang mengharuskannya melaksanakan pekerjaan secara maksimal. Misalnya berdedikasi tinggi dalam bekerja karena upah/gaji yang tinggi, jabatan/posisi yang terhormat atau memiliki kekuasaan yang besar, pujian, hukuman, dan lain – lain.

Fungsi Motivasi

Beberapa fungsi motivasi,yaitu :

a. Meningkatkan efektifitas manajer dalam memotivasi, mempengaruhi, mengarahkan dan berkomunikasi pada para bawahannya.

b.   Menjadikan para staf/karyawan bersemangat dalam menjalankan pekerjaannya.

c.  Mencapai kepuasan hasil pekerjaan dengan keefisiensian waktu namun meningkatkan jumlah produksi.

d.   Meningkatkan pelaksanaan kegiatan dalam suatu perusahaan.

Tujuan Motivasi

Tujuan motivasi menurut Malayu S.P. Hasibuan (2005:146) adalah sebagai berikut:

a.       Meningkatkan moral dan kepuasan kerja karyawan.

b.      Meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

c.        Mempertahankan kestabilan karyawan perusahaan.

d.      Meningkatkan kedisiplinan karyawan.

e.       Mengefektifkan pengadaan karyawan.

f.       Menciptakan suasana dan hubungan kerja yang baik.

g.      Meningkatkan loyalitas, kreativitas dan partisipasi karyawan.

h.       Meningkatkan kesejahteraan karyawan.

i.        Mempertinggi rasa tanggung jawab karyawan terhadap tugas-tugasnya.

j.        Meningkatkan efisiensi penggunaan alat-alat dan bahan baku

5.  Jenis – jenis Motivasi

Malayu S.P Hasibuan (2005:150) mengatakan bahwa jenis-jenis motivasi adalah sebagai berikut:

a.       Motivasi Positif (Insentif Positif)

Motivasi Positif adalah Manajer memotivasi (merangsang) bawahan dengan memberikan hadiah kepada mereka yang berprestasi di atas prestasi standar

b.      Motivasi Negatif (Insentif Negatif)

    Motivasi Negatif adalah Manajer memotivasi bawahan dengan standar mereka akan mendapatkan hukuman. Dengan motivasi negatif ini semangat bekerja bawahan dalam waktu pendek akan meningkat karena mereka takut dihukum, tetapi untuk jangka panjang dapat berakibat kurang baik.

6.Teori – teori Motivasi

    Beberapa teori motivasi yang dikemukakan oleh para ahli yang bisa menjadi sumber untuk perusahaan dalam memotivasi dan meningkatkan kinerja karyawannya adalah:

A.   Teori Frederic Higlene

     Teori dua faktor tentang motivasi, yaitu faktor yang membuat seseorang tidak puas dan faktor yang disebut pemuas/motivator itu prestasi, pengakuan, tanggung jawab, kemajuan pekerjaan itu sendiri.

B.  Teori Harapan

   Teori ini beragumen bahwa melakukan suatu tindakan bergantung pada kekuatan harapan, dan teori ini mengharapkan seseorang karyawan dapat termotivasi untuk menjalankan kinerja yang baik

C.   Teori Keadilan

   Teori ini berasumsi bahwa karyawan dimotivasi oleh keinginan untuk diperlakukan secara adil dalam pekerjaannya.

Sekian terima kasih dari blog saya kali ini semoga bisa bermanfaat bagi anda dan bisa membuat wawasan anda bertambah, mohon maaf bila ada salah kata sekian dari blog saya. Wa’alaikumussalam warahmatullahi wabarakatuh…..